Maak je bedrijf klaar voor e-facturatie

30 september 2024

Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen worden verplicht vanaf 2026. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform zal niet langer volstaan. 

Voor wie?
De verplichting geldt voor alle Belgische ondernemingen met een actief btw-nummer die facturen versturen naar andere ondernemingen. 

Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet, maar je moet de gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers kunnen ontvangen, dus moet je ook je systemen aanpassen tegen januari 2026. 

Hoe werkt deze elektronische facturering? 
De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Je facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van je facturen een beveiligde connectie maken met dit Peppol-netwerk waarmee ook je klant of leverancier geconnecteerd is. 

Welke software heb je nodig?
Je software moet erop voorzien zijn om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of je veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen, wel of geen ERP-systeem: voor elk bedrijf bestaat een geschikte optie. 

De FOD Financiën en Agoria werken aan een lijst met conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vind je deze op de website e-factuur. In de lijst zullen ook oplossingen staan die deels gratis zijn of een beperkte kostprijs hebben. Staat je huidige software niet in de lijst? Heel wat aanbieders werken nog aan oplossingen. Deze lijst zal de komende maanden dus zeker nog aangroeien. Wil je meer weten? Vraag bij je softwareleverancier na welke oplossing voor jou de beste is. 

Tegemoetkoming
De FOD Financiën voorziet twee ondersteunende fiscale maatregelen als tegemoetkoming voor de kosten die je mogelijk zal moeten maken voor de technische aanpassingen; 

  • Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20 %. Momenteel bedraagt deze aftrek voor zelfstandingen en kleine vennootschappen 15,5 %. 
  • In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine vennootschappen en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen voor factureringspakketten. 

Vragen?
Bekijk zeker eens de FAQ van FOD Financiën over e-facturering. Via de website e-factuur zal je de komende maanden ook steeds meer info vinden. 

Daarnaast organiseren bepaalde intersectorale en sectorale ondernemingsorganisaties de komende maanden informatiecampagnes. Voor technische ondersteuning kan je terecht bij je softwareleverancier. Als je voor je boekhouding beroep doet op een accountant, dan stem je best af met je accountant. 

Voor algemene vragen kan je steeds terecht bij e-invoicing@minfin.fed.be