Privacyverklaring

Laatste herziening: 17/04/2026

Versie V1.0

Stad Ieper behandelt je persoonsgegevens met respect voor je privacy. We volgen hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook wel General Data Protection Regulation of GDPR) die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.

Identiteit en contactgegevens van Stad Ieper

• Stad/OCMW Ieper
• Ter Waarde 1
• 8900 Ieper
• TEL: 0032 (0) 57/451.600
• Email: privacy@ieper.be

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee Stad Ieper jou kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks. Met jouw naam of rijksregisternummer weten we rechtstreeks dat jij het bent, maar ook met een combinatie van je adres, leeftijd en geslacht kunnen we je herkennen. Zo kunnen gegevens over museumbezoeken, het IP-adres van je computer en andere een persoonsgegevens worden, indien we sommige van die gegevens combineren en kunnen koppelen aan jou.

Wat doen wij met persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden opgenomen in de gegevensbestanden waarvan Stad Ieper “verwerkingsverantwoordelijke” is. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus “het doel van de verwerking”. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van Stad Ieper zomaar toegang heeft tot alle gegevens. Je persoonsgegevens komen enkel terecht bij de diensten en medewerkers die ze nodig hebben om jouw vraag of dossier te kunnen behandelen.

Stad Ieper verbindt zich ertoe de wetgeving rond gegevensbescherming nauwgezet na te leven. De volledige wetgeving is te vinden op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA via volgende link: Startpagina burger | Gegevensbeschermingsautoriteit

Soms is Stad Ieper niet de enige “verwerkingsverantwoordelijke”; dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij gedeelde projecten met andere organisaties (zoals een samenwerking tussen Stad Ieper en het CAW huis). Voor heel wat verwerkingen hebben we ook een samenwerking met externe leveranciers. Die kunnen dan gegevens verwerken in onze opdracht; ze worden dan “verwerkers” genoemd. Met die verwerkers maken we strikte afspraken om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy-standaarden hanteren. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of Federale overheid. Die organisaties worden dan “ontvangers” genoemd. Als zij de persoonsgegevens echter verder willen verwerken, moeten ook zij voldoen aan alle voorwaarden van de AVG.

Wij zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of kenbaar maken aan derden. We doen dat enkel als je ons daar op voorhand toestemming voor verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

Juridische basis om “rechtmatig” persoonsgegevens te verwerken

Stad Ieper gebruikt jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de “rechtmatigheid” genoemd. Onze 4 belangrijkste juridische basissen zijn:

1. We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijhorende uitvoeringsbesluiten. Daarnaast vormt de AVG zelf soms ook een juridische basis, bijvoorbeeld voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek en archivering in het algemeen belang. Een voorbeeld hiervan: Stad Ieper is verplicht om gegevens van iedere Ieperling op te nemen in het bevolkingsregister.
2. We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of een opdracht van openbaar gezag uit te voeren. Een voorbeeld hiervan: een inwoner merkt een beschadigde stoeptegel op in de buurt van de Menenpoort en meldt dit via het meldpunt van Stad Ieper; openbare veiligheid geldt als een wettelijke taak van algemeen belang. Stad Ieper mag de melder contacteren als ze extra informatie nodig heeft om de melding op te volgen, ook al gaf hij/zij hiervoor geen uitdrukkelijke toestemming.
3. We verwerken je persoonsgegevens, omdat je een overeenkomst hebt afgesloten met Stad Ieper. Voorbeeld: wanneer je een sportterrein reserveert, gebruiken wij jouw persoonsgegevens om je aanvraag te verwerken, de reservatie te plannen en jou een bevestiging te sturen. Deze verwerking gebeurt omdat je een reservatie aanvraagt en wij die dienst voor jou moeten kunnen uitvoeren.
4. Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudig weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kun je je toestemming met kennis van zake geven. Voorbeeld: je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je inschrijft voor een nieuwsbrief.

Doorgiften aan derde landen

Stad Ieper zal voldoen aan de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving met betrekking tot het bieden van adequate bescherming voor de overdracht van persoonsgegevens aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER").

In het geval dat we jouw persoonsgegevens doorgeven aan een derde land buiten de EER, zullen we ervoor zorgen dat je persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen die door de Europese Commissie worden geacht een "passend" beschermingsniveau te bieden. Wanneer je persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land dat geen passend beschermingsniveau biedt, zullen we zorgen voor passende waarborgen bij de organisatie die jouw persoonsgegevens ontvangt (bijv. standaard(contract)bepalingen van de Europese Commissie).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw contact met Stad/OCMW Ieper kunnen wij ondermeer volgende categorieên van persoonsgegevens verwerken:

1. Identificatie- en contactgegevens:
   a. Naam, adres, e-mail, telefoonnummer.
   b. Rijksregisternummer of ander identificatienummer wanneer dit wettelijk vereist is.
2. Gegevens die horen bij je aanvraag:
   a. Gegevens die je invult in formulieren of digitale loketten (bvb aanvragen voor attesten, vergunningen, sociale dienstverlening, reservaties van infrastructuur, premies, enz.).
   b. Je berichten of vragen aan ons (meldingen, klachten, e-mails).
3. Administratieve en wettelijke gegevens:
   a. Gegevens opgenomen in wettelijke registers of administratieve processen (bvb bevolkingsadministratie, burgerlijke stand, sociaal onderzoek).
   b. Gegevens die nodig zijn voor subsidies, fiscale verplichtingen of sociale rechten.
4. Financiële gegevens: als je moet betalen voor een dienst of recht hebt op een vergoeding, verwerken wij ook je betaalgegevens.
5. IT- en beveiligingsgegevens:
   a. Informatie over hoe je onze website of het digitaal loket gebruikt; voor meer informatie hierover, bekijk onze cookieverklaring: Cookiebeleid - Stad Ieper.
   b. Camerabeelden van stadsgebouwen (indien van toepassing).
6. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (alleen wanneer wettelijk toegestaan): soms heb je extra ondersteuning nodig, bijvoorbeeld bij gezondheids- of welzijnsvragen. Dan kunnen we gevoelige gegevens verwerken, maar alleen wanneer dat wettelijk mag en wanneer dit nodig is om jou te helpen.

Een overzicht van onze webformulieren waarmee je in aanraking kunt komen, vind je hier: Digitaal loket - Stad Ieper

Sollicitanten

Wanneer je bij Stad/OCMW Ieper solliciteert (inclusief spontane sollicitaties en jobstudenten), verwerken wij persoonsgegevens in het kader van de aanwervings- en selectieprocedure. Het gaat onder meer om identificatie- en contactgegevens, gegevens uit je cv en motivatiebrief, opleidings- en loopbaangegevens, resultaten van selectieproeven en beoordelingsgegevens.

Indien je aangeeft dat je nood hebt aan een redelijke aanpassing tijdens de selectie, kunnen wij daarvoor beperkte gezondheidsgegevens verwerken. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de selectie toegankelijk te maken en worden niet meegenomen in de beoordeling van je kandidatuur.

Gebruik van digitale communicatiemiddelen

Stad Ieper maakt in het kader van haar dienstverlening gebruik van verschillende communicatiekanalen om met burgers te communiceren, zoals briefwisseling, haar website en sociale media, e-mail, telefonie en, in bepaalde gevallen, digitale communicatiemiddelen (bijvoorbeeld berichtendiensten of chattoepassingen). Niet elk communicatiekanaal is geschikt voor elke vorm van dienstverlening of informatie-uitwisseling.

Het gebruik van digitale communicatiemiddelen gebeurt steeds:

• Met respect voor de AVG.
• Op een doelgerichte en proportionele manier.
• In functie van een vlotte en toegankelijke dienstverlening.

Voor bepaalde diensten en doelgroepen kunnen hierbij externe platformen worden ingezet die door derden worden aangeboden. Deze platformen hanteren hun eigen gebruiksvoorwaarden en privacybeleid. De Stad Ieper beperkt het gebruik van dergelijke communicatiemiddelen tot wat noodzakelijk is voor de betrokken dienstverlening en treft passende technische en organisatorische maatregelen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

Wanneer de aard van de dienstverlening dit vereist, gelden bijkomende waarborgen en kan aan burgers specifieke informatie worden verstrekt of – indien vereist volgens de AVG - expliciete toestemming worden gevraagd. Dit is onder meer het geval bij diensten die werken met gevoelige of vertrouwelijke persoonsgegevens. Meer gedetailleerde informatie over de gebruikte communicatiemiddelen en de verwerking van persoonsgegevens wordt per dienst toegankelijk gemaakt via bijkomende privacy-informatie of via de betrokken medewerker.

Gebruik van foto´s en video´s (beeldmateriaal)

Stad Ieper kan in het kader van haar werking en dienstverlening beeldmateriaal (foto´s en video´s) maken en gebruiken. Dit gebeurt onder meer bij publieke activiteiten, zoals evenementen, sportactiviteiten, kampen, infosessies of andere initiatieven. Beeldmateriaal kan worden gebruikt voor:

• Informatieverstrekking aan burgers.
• Verslaggeving en archivering.
• Promotie van activiteiten van Stad Ieper en deelgemeenten.
• Communicatie via eigen kanalen, zoals de website, nieuwsbrieven en sociale-mediakanalen.

Bij het gebruik van beeldmateriaal rspecteert de Stad steeds:

• De AVG
• Het recht op privacy en afbeelding.
• En het beginsel van zorgvuldig en proportioneel gebruik.

Stad Ieper:

• Gaat respectvol om met personen die herkenbaar in beeld komen.
• Vermijdt het gebruik van beeldmateriaal dat als gevoelig of kwetsend kan worden ervaren.
• Let bijzonder op bij beeldmateriaal van minderjarigen of kwetsbare personen.
• En beoordeelt per situatie of toestemming nodig is.

Wanneer beeldmateriaal wordt gedeeld via externe platformen (zoals sociale mediakanalen), gelden de voorwaarden en het privacybeleid van deze platformen.

Afhankelijk van de context of de betrokken dienst kan bijkomende informatie of expliciete toestemming worden gevraagd voor het maken of gebruiken van beeldmateriaal (zoals bij kampen, sportlessen of gerichte fotoshoots). In dat geval wordt via een toestemmingsformulier duidelijk gecommuniceerd voor welk doel het beeldmateriaal wordt gebruikt, hoe lang het wordt bewaard en hoe de toestemming kan worden ingetrokken. Meer gedetailleerde afspraken hierover worden per dienst of activiteit duidelijk gecommuniceerd aan de betrokkenen.

Cultuurcentrum en musea

Het cultuurcentrum Het Perron en de musea van Stad Ieper (Flanders Field Museum, Merghelynck en Yper Museum) verwerken persoonsgegevens in het kader van hun culturele, educatieve en publiekswerking, onder meer bij ticketverkoop, bezoekersregistratie, publiekscommunicatie en activiteiten. In sommige gevallen kunnen beperkte persoonsgegevens (zoals identificatie- en contactgegevens) worden gedeeld met externe organisatoren (bijvoorbeeld gezelschappen, producenten, verenigingen of samenwerkingspartners), uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie of uitvoering van een specifieke activiteit en binnen het kader van de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming. Indien persoonsgegevens zouden worden doorgegeven met het oog op direct marketing of promotionele communicatie door een externe organisator, wordt hiervoor altijd vooraf afzonderlijke en uitdrukkelijke toestemming gevraagd. Zonder deze toestemming worden persoonsgegevens niet voor dergelijke doeleinden gedeeld. Inschrijving voor nieuwsbrieven, promotionele communicatie of andere vormen van direct marketing gebeurt steeds op basis van toestemming. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken en staat los van ticketverkoop of deelname aan activiteiten. Cultuurcentrum Het Perron beschikt over een eigen privacyverklaring, beschikbaar op zijn website, waarin aanvullende informatie wordt verstrekt over bewaartermijnen, doeleinden en andere rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

Stad Ieper bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken. Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen. Die bewaartermijnen zijn opgenomen in ons verwerkingsregister.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht op inzage (en overdracht) van jouw persoonsgegevens, evenals het recht om ons te vragen je gegevens te laten wijzigen, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen. Dit recht op verwijdering (gegevenswissing) geldt alleen in de gevallen waarin de AVG dit toestaat. In sommige situaties kunnen wij jouw gegevens niet verwijderen, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister. Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als je belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van Stad Ieper, zullen we stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens. De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerkign komt voor bepaalde premies (bvb een studiebeurs). Je hebt het recht te vragen naar een menselijke tussenkomst indien de automatische besluitvorming op jou grote gevolgen kan hebben, behalve: als we jouw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met jou hebben gesloten, als dat wettelijk is toegelaten en jouw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden of als je ons uitdrukkelijk toestemming verleent.

Hoe kun je die rechten uitoefenen?

• Dien een aanvraag in via privacy@ieper.be
• Verstuur je verzoek per brief naar dit adres:
  Stad Ieper ta.v. Data Protection Officer
  Ter Waarde 1
  8900 Ieper

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord; uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben (wij vragen een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen). Je rechten uitoefenen kost je normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kan de Stad toch een vergoeding vragen of je verzoek weigeren.

Je hebt ook altijd het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie via Vlaamse Toezichtcommissie | Vlaanderen.be of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via Startpagina burger | Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijziging van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring van Stad Ieper kan te allen tijde aangepast worden om te blijven voldoen aan alle toepasselijke regelgeving.