Aanvraag gebruik evenementenplein Hamiltonpark Ieper

Het evenementenplein is een onderdeel van het Hamiltonpark en bij uitbreiding van het Ieperse Vestinglandschap.

Hapfestival op evenementenplein Hamiltonpark

Het evenementenplein ligt in een parkzone met cultuurhistorisch waardevol karakter. De beschermde status van de omgeving vloeit voor uit haar bijzondere cultuurhistorische, esthetische, landschappelijke en ecologische waarde. Wil je een activiteit organiseren op het evenementenplein? Dan gebeurt dit altijd met respect voor de omgeving, het landschap en de bewoners uit de buurt.

Lees het huishoudelijk reglement.
Lees het tariefreglement.
Bekijk het grafisch plan.

Voor welke activiteiten kan je als organisator op het evenementenplein Hamiltonpark terecht?

De activiteiten moeten passen binnen de randvoorwaarden van het gebruiksreglement en het huishoudelijk reglement. Het evenementplein is gelegen in een parkzone met cultuurhistorisch waardevol karakter: bekijk het grafisch plan.

Wanneer kan je het evenementenplein gebruiken?

Het evenementenplein kan gebruikt worden vanaf 1 april tot en met 30 september. De publieksactiviteit op het evenementenplein kan plaatsvinden tussen 8 uur en 24 uur. De organisator heeft daarna nog 1 uur de tijd om het plein volledig te ontruimen.

Wie kan een aanvraag doen om het evenementenplein te gebruiken?

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen 4 organisatorsgroepen;

  1. Organisatorsgroep 1:
    Stadsbestuur Ieper en OCMW Ieper en hun (verzelfstandigde) entiteiten; Ieperse stedelijke adviesraden; organisatoren van activiteiten met provinciale of nationale uitstraling die de toelating van het Stadsbestuur Ieper krijgen.
  2. Organisatorsgroep 2:
    Ieperse erkende verenigingen en Ieperse openbare diensten, Ieperse Onderwijsinstellingen, Ieperse zorginstellingen, Ieperse politieke partijen.
  3. Organisatorsgroep 3:
    Ieperse niet-erkende verenigingen, niet-Ieperse verenigingen en niet-Ieperse openbare diensten.
  4. Organisatorsgroep 4:
    Bedrijven of natuurlijke personen die een publiek toegankelijke activiteit organiseren.

Hoe doe je een aanvraag om het evenementenplein te gebruiken?

  • Je doet de aanvraag voor gebruik van het evenement via het evenementenloket.
  • Je kan maximum 1 jaar op voorhand de aanvraag doen. Organisatorsgroep 1 kan 1 jaar en 1 maand op voorhand reserveren.
  • De organisator kan een optie nemen voor maximaal veertien dagen. Indien de organisator deze reservatie niet schriftelijk bevestigt binnen deze termijn vervalt de optie automatisch.
  • Na goedkeuring van de activiteit door het College van Burgemeester en Schepenen wordt een contract opgemaakt dat de organisator ondertekend terugzendt binnen de veertien dagen.
  • In geval van overmacht of wegens wettige redenen kan de stad de huurovereenkomst zonder enige aanspraak op schadevergoeding opzeggen.

Hoeveel kost het gebruik van het evenementenplein Hamiltonopark?

Organisatorsgroep 1: gratis
Organisatorsgroep 2: 50 euro/dag
Organisatorsgroep 3: 100 euro/dag
Organisatorsgroep 4: 500 euro/dag

Deze tarieven zijn exclusief verbruikskosten elektriciteit en water. De organisator ontvangt na afloop van de activiteit een factuur en moet deze binnen de dertig dagen na factuurdatum betalen. De stad Ieper kan beslissen om geen nieuwe huurovereenkomsten af te sluiten bij wanbetaling.

Contactinformatie