Plan je een event dat:
- Plaatsvindt op het openbaar domein
- Plaatsvindt op privéterrein en publiek toegankelijk is voor minstens 100 personen
- Vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken, …)
dan ben je verplicht toestemming te vragen bij de stad via het digitaal evenementenloket EagleBe.
Voordelen van het digitale loket
- Je kan jouw volledige aanvraag indienen zonder meerdere diensten te moeten contacteren.
- Extra documenten (bv. parcours, locatieschets, draaiboek, affiche, etc.) kunnen eenvoudig toegevoegd worden.
- Alle noodzakelijke adviezen worden door ons opgevraagd.
Wanneer moet je de aanvraag indienen?
- Een evenement organiseren voor minder dan 500 personen: dien je aanvraag minstens 8 weken op voorhand in.
- Een evenement organiseren voor meer dan 500 personen: dien je aanvraag minstens 12 weken op voorhand in.
Wat gebeurt er daarna?
- Na ontvangst van alle adviezen wordt jouw aanvraag voorgelegd aan het Schepencollege.
- Wens je gebruik te maken van feestmateriaal en/of elektriciteit? Klik hier voor meer info.
Checklist
Al je vragen en benodigdheden voor het welslagen van je activiteit vraag je aan via één aanvraagformulier. Het is niet de bedoeling dat je voor hetzelfde evenement een aantal verschillende aanvragen indient. Bekijk dus eerst heel goed wat je allemaal wil aanvragen en welke documenten je nodig hebt. Als je alle info bij elkaar gesprokkeld hebt, kan je vlot het digitale aanvraagformulier invullen.
- Correcte en uitgebreide contactgegevens van de aanvrager
- Juiste locatie van je evenement
- Toestemming van de eigenaar van de plaats waar het evenement doorgaat
- Overzicht van het programma met de juiste uren
- Maak een grondplan met afmetingen en aanduidingen van ingang, uitgang, nooduitgang, toegangswegen voor de brandweer, toog, podium, verwarming, toestellen om te koken of drank te schenken, parkeergelegenheid
- Voor grote evenementen (meer dan 500 personen) moet je plannen als bijlage bij jouw aanvraag voegen: een inplantingsplan, een intern noodplan en indien nodig een parcoursplan. Als je een opstelling hebt van meer dan 60 vierkante meter moet je van deze opstelling ook een grondplan bijvoegen.
- Wil je gratis publiciteit? Vergeet dan zeker niet om je evenement te publiceren in de activiteitenkalender van UiT in Ieper.
Charter
Stad Ieper waakt voor haar evenementen en in haar vergunningenbeleid over de naleving van het uitdragen van de waarden van Ieper Vredesstad en vraagt dat ook de organisatoren zelf hiertoe initiatief nemen. Daartoe worden organisatoren in het kader van de aanvraagprocedure voor een activiteit of evenement, gevraagd dit charter ook te onderschrijven.
Charter evenementen.pdf77,1 Kb(pdf)
Unisono
Je bent als organisatie zelf verantwoordelijk voor de aangifte bij Sabam en bilijke vergoeding. Dat wordt dus niet via het evenementenloket geregeld.
Sinds 1 januari 2020 werken Sabam, PlayRight en SIMIM samen onder de noemen van het uniek platform Unisono. Zo regel je voortaan de auteursrechten en de Bilijke Vergoeding via één licentie en met één betaling. Raadpleeg de website www.unisono.be voor meer informatie.