De burgerlijke stand gaat digitaal

3 april 2019
Er komt een einde aan de papieren geboorte- of huwelijksakte. De burgerlijke stand gaat digitaal. Ook het trouwboekje wordt niet meer dan een aandenken van de grote dag.
 
Vanaf 1 april 2019 is de nieuwe regelgeving voor de burgerlijke stand van kracht. Dit gaat gepaard met de start van het gebruik van de Databank van Akten van Burgerlijke Stand (DABS). Deze databank zorgt voor een centrale opslag en beheer van alle akten (geboorte, huwelijk, adoptie, nationaliteitsverandering, overlijden), die de gemeentelijke ambtenaar van de burgerlijke stand nu louter elektronisch opmaakt. 
 
In de huidige situatie kunnen burgers alleen afschriften van aktes krijgen in de stad waar de akte opgemaakt werd, vanaf 1 april kunnen ze dit afschrift overal bekomen. Het rijksregister zal automatisch bijgewerkt worden op basis van de gegevens van de akten.” 
 
Waarom wordt de burgerlijke stand gedigitaliseerd?
Bij een geboorte, huwelijk of voornaamswijziging komt er vanaf 1 april geen balpen meer aan te pas. Ambtenaren van de burgerlijke stand ondertekenen de akte met hun elektronische identiteitskaart. Minister van Justitie Koen Geens wil minder rompslomp, snellere dienstverlening en minder beschimmelde documenten in de archieven van de gemeenten en rechtbanken. De digitalisering van de aktes leidt tot een jaarlijkse besparing van 7.097.231 vellen papier en 852 bomen.
 
Wat is het voordeel voor de burger?
Minder geloop om papieren. Als je trouwt in Ieper, maar geboren bent in Roeselare moet je niet meer naar Roeselare voor je geboorteakte. Die kun je ophalen in eender welke gemeente.
 
Hoe moet ik in de toekomst een geboorte- of huwelijksakte opvragen?
Aan het loket, via mail of digitaal. De burger zal bovendien in de toekomst steeds minder deze akten moeten opvragen omdat de overheden ze zelf kunnen raadplegen in de databank. In de komende weken zal dat al het geval zijn voor de familierechtbanken voor echtscheidingsdossiers. Burgers die geen toegang hebben tot een computer kunnen nog altijd terecht bij het gemeentehuis.
 
Toch nog handtekenen 
Een belangrijke wijziging van het nieuwe systeem is dat de verschijnende partijen de akte niet meer moet ondertekenen. Enkel de ambtenaar burgerlijke stand of een gemachtigde beambte moet de akte ondertekenen, en dit digitaal. 
 
Praktisch betekent dit dat er vanaf 1 april altijd een computer nodig zal zijn bij de voltrekking van een huwelijk.  De ambtenaar burgerlijke stand bezegelt het huwelijk in DABS door digitaal – dus met de elektronische identiteitskaart – te tekenen. Voor de geboorten, overlijdens… gebeurt dit op dezelfde manier, maar dan met de computer en de elektronische identiteitskaart van de gemachtigde beambte aan het loket in AC Auris.
 
Wat als ik een mooie foto wil van de ondertekening van de huwelijksakte?
De digitale huwelijksakte wordt alleen ondertekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand. Stad Ieper kiest er echter voor een plechtige verklaring of ceremoniële akte te laten ondertekenen door de echtgenoten en de getuigen, om het ceremoniële aspect van het huwelijk intact te houden.
Het huwelijksboekje blijft behouden mits betaling van 12,50 euro.
 
Zijn mijn privacygegevens beschermd?
De databank is toegankelijk voor de ambtenaren van de burgerlijke stand en in de toekomst voor al de overheden die in de wet zijn opgesomd zoals bijvoorbeeld de rechtbanken. Deze overheden kunnen alleen toegang krijgen voor een dossier waar ze mee belast zijn.